Seminarieprogram PDF/A

Seminarieprogram PDF/A 31/5

9.00 - 9.10 Inledning

9.10 - 9.40 Riksarkivet och PDF/A - Torbjörn Hörnfeldt, Enhetschef, Riksarkivet

I Riksarkivets föreskrifter om tekniska krav för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:2) som gäller från 1 juli 2009 öppnas möjligheten för att använda PDF/A för framställning och långtidslagring av elektroniska handlingar. I detta föredrag får veta mer om bakgrunden och användning 2009:2. Varför och för vad anser Riksarkivet att PDF/A är ett bra val för långtidslagring av elektroniska handlingar?

9.40 - 10.00 Introduktion till PDF/A - Olle Ebbinghaus, VD, Dokumentinfo

ISO standarden 19005 (PDF/A) definierar krav för att skapa dokument lämpliga långtidsarkivering baserat på det spridda PDF-formatet. Standarden specificerar i detalj vad som är tillåtet och inte för att säkerställa att kunna läsas över lång tid. PDF/A är snabbt på väg att bli ett av de mest använda arkivformaten i många organisationer, offentliga och privata.

10.00 - 10.20 Kaffe

10.20 - 11.00 PDF/A for scanned documents - Thomas Zellman, Managing Director PDF Association

PDF/A documents are not only generated from digital sources – a large percentage of documents are creat¬ed from scanned hard copies received by mail or from files that are being converted to digital form. In such cases, the company has no access to the original files, and the documents that need to be converted into electronic documents are merely paper copies. PDF/A is preferable to other electronic formats because it is an ISO standard and a target format that provides a range of benefits with regard to archiving and reusing content.

11.10 - 11.50 PDF/A for digital born documents: Office and e-mail - Olaf Drümmer, Chairman PDF Association

Archiving digital files can be an even bigger challenge than archiving scanned paper documents, as file formats and applications needed to work with them evolve very quickly. In addition the sheer number of file formats can pose a problem of its own. This presentation discusses methods how to create archival quality PDF/A from major office and e-mail applications, and how to achieve the best possible visual presentation, text searchability as well as adequate metadata. Related questions like how to deal password protection, attach¬ments in email, digital signatures as well as with interactive features like form fields will be addressed as well.

11.50 - 12.50 Lunch

12.50 - 13.30 Från skanning till elektroniskt sökbara arkiv - Mattias Backlund, Regional Manager-Nordics, ABBYY Europe Gmbh

Ursprungskällan för en PDF-dokument är ofta elektronisk. Här fokuserar vi på utmaningarna när källan istället är en bild, från t ex ett skannat pappersdokument eller andra varianter av kameror. Vi berättar om processen och vad man bör tänka på när man skannar pappersdokument avsedda för vidare bearbetning och lagring i PDF/A för full sökbarhet och minimal feltolkning. Beskrivning av processen från papper till elektroniskt arkiv. Krav på programvaror för PDF/A. OCR – historik och vilka är möjligheterna idag med OCR, OMR, ICR och IDR. Exempelprojekt.

13.40 - 14.20 Best practices for creating PDF/A - Colin van Oosterhout, Senior Business Development Manager Acrobat solutions at Adobe Systems Benelux

Because nowadays the PDF/A format is generally regarded as the best format for documents' long-term archiving, it’s important to have a basic understanding of how software can help to create and validate the PDF/A file format. This session is intended to give an overview of PDF/A creation methods and also discuss the do's and don'ts.

The speaker will demonstrate the various methods for creating PDF/A files thereby using a variety of software-products

14.20 - 14.40 Kaffe

14.40 - 15.20 PDF/A och elektroniska signaturer enligt EU Direktivet.- Simon Corell, Jur kand, Expert på kvalificerade certifikat

För att kunna skriva under en rättshandling måste man vara säker på att det man ser också överensstämmer med det elektroniska dokumentets innehåll. Begreppet “What You See is What You Sign” (WYSWYS) skapades av TeleTrusT-rörelsen på 80-talet som svar på detta krav. Med standarden PDF/A kan alla legala krav tillgodoses. I många affärsrelationer inom EU krävs numera att elektroniska dokument kan säkerställas med en kvalificerad elektronisk signatur och utväxlas mellan parter. Detta avsnitt förklarar hur enkelt det är att skapa sådana rättshandlingar och varför just PDF/A är den standard som bäst fyller alla tänkbara önskemål. Avsnittet avslutas med en praktisk demonstration av hur en faktura, skapad i t ex word-format sparas och skrivs under i PDF/A-format, på några

Dokumentinfo